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Datenschutz

Kurz gesagt: Wir speichern so wenig wie möglich. Es gibt keine Tracker, keine Werbung und keine Schriften oder Skripte von fremden Servern.

1. Verantwortlich

Energieagentur Berger GmbH, Lange Str. 5, 89542 Herbrechtingen, Deutschland.
E-Mail: info@enb.eco oder über das Kontaktformular

2. Hosting

Voltdoc läuft auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Der Server steht in Helsinki (Finnland, EU). Fotos und Belege liegen im Object Storage von Hetzner, ebenfalls in Helsinki. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Die Domain voltdoc.app wird bei der Cloudflare, Inc. verwaltet. Cloudflare beantwortet dabei nur die Frage, unter welcher Adresse unser Server erreichbar ist. Deine Besuche laufen nicht über Cloudflare.

Schreibst du uns eine E-Mail, liegt sie in unserem Postfach bei Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Google kann Daten auch in den USA verarbeiten und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Wir nutzen deine Mail nur, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO), und löschen sie, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

3. Kontaktformular, „Problem melden“ und Fehlerberichte

Über das Kontaktformular schickst du uns deine E-Mail-Adresse, ein Thema und deine Nachricht. Wir speichern sie, schicken dir eine automatische Bestätigung und leiten die Nachricht in unser Postfach weiter, um dir zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Zum Schutz vor Spam zählt der Server kurzzeitig im Arbeitsspeicher, wie viele Nachrichten von einer IP-Adresse kommen. Die IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Erledigte Anfragen löschen wir nach 30 Tagen, alle anderen spätestens nach 12 Monaten.

Wenn du über „Problem melden“ etwas schreibst, speichern wir deine Nachricht und, falls angegeben, deine E-Mail-Adresse. Automatisch dazu kommen die aufgerufene Seite, die App-Version, Gerät und Browser (Kennung, Bildschirmgröße, Sprache) und die letzten technischen Fehlermeldungen. Es gibt keinen Screenshot und keine Inhalte aus Formularen.

Tritt in der App ein technischer Fehler auf, schicken wir diese technischen Angaben auch ohne Meldung, damit wir den Fehler beheben können. Eine IP-Adresse oder E-Mail-Adresse ist dabei nicht enthalten.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hast du eine E-Mail-Adresse angegeben, schreiben wir dir, sobald das Problem behoben ist. Erledigte Meldungen löschen wir automatisch nach 30 Tagen, alle anderen spätestens nach 12 Monaten.

Eine Meldung ist freiwillig. Ohne E-Mail-Adresse können wir dir nur nicht antworten.

4. Konto und Anmeldung

Für dein Konto speichern wir nur deine E-Mail-Adresse und wann du es angelegt hast. Ein Passwort gibt es nicht. Zum Anmelden schicken wir dir einen Code per E-Mail. Dafür nutzen wir den Versanddienst Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin) als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Wenn du dir einen Code schickst und ihn nie eingibst, löschen wir die Adresse nach 24 Stunden wieder.

Du kannst dich auch mit Google anmelden. Dann leitet dich die App zu Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) und Google bestätigt uns deine E-Mail-Adresse. Wir übernehmen von Google nur die E-Mail-Adresse. Was Google dabei verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung von Google.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung von Voltdoc, die du mit dem Anlegen des Kontos beginnst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dein Konto bleibt, bis du es löschst. Das geht jederzeit selbst unter „Konto“ und löscht sofort alle deine Daten.

5. Fahrzeuge, Akkus, Einträge, Fotos und Belege

Was du einträgst, speichern wir auf unserem Server in Helsinki: Angaben zum Fahrzeug und Akku (zum Beispiel Marke, Modell, Rahmen- oder Seriennummer, Kilometerstand), deine Einträge im Serviceheft sowie Fotos und Rechnungen. Fotos werden schon auf deinem Gerät verkleinert. Dabei fallen Standort und Kameradaten (EXIF, GPS) weg. Fotos und Belege sind nur mit deiner Anmeldung abrufbar.

Rechnungen können Namen und Adressen enthalten. Diese sieht nur du. Jede Änderung wird mit Datum protokolliert, damit die Geschichte des Fahrzeugs nachvollziehbar bleibt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten bleiben, bis du sie oder dein Konto löschst. Unter „Konto“ kannst du alle Angaben als Datei herunterladen (Art. 20 DSGVO).

Erinnerungen: Trägst du bei einem Fahrzeug einen nächsten Termin ein, oder setzt Voltdoc ihn nach einer Inspektion selbst, schicken wir dir kurz vorher eine E-Mail an deine Konto-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Teil des Dienstes). Ausschalten kannst du das jederzeit im Konto oder über den Link in jeder Erinnerung.

6. Fotos und Rechnungen auslesen

Die App liest Texte zuerst direkt auf deinem Gerät aus. Bei einer digitalen PDF passiert das immer auf dem Gerät. Klappt das bei einem Foto nicht, kannst du auf „Per KI auslesen“ tippen. Nur dann schicken wir das verkleinerte Foto einmalig an die KI Gemini von Google (Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland) als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die KI gibt uns nur die erkannten Werte zurück, zum Beispiel Datum und Betrag. Wir nutzen den kostenpflichtigen Zugang. Dabei verwendet Google die Daten nach seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur kurz zur Missbrauchserkennung.

Google kann die Daten auch in den USA verarbeiten (Google LLC). Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus Googles Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn das Auslesen ist eine Funktion der App. Du entscheidest jedes Mal selbst. Ohne KI trägst du die Werte einfach selbst ein. Pro Monat gibt es eine feste Zahl an KI-Auslesungen.

7. Teilen und Übergabe beim Verkauf

Wenn du dein Heft teilst, erstellen wir einen Link, der nach 7, 14 oder 30 Tagen von selbst abläuft. Wer den Link hat, sieht die Einträge und Fahrzeugdaten. Seriennummern sind dabei gekürzt. Rechnungen, Fotos, Notizen und deine E-Mail-Adresse sind ausgeblendet. Kosten erscheinen nur, wenn du das einstellst. Du kannst den Link jederzeit beenden.

Bei einer Übergabe erstellst du einen Code, der 7 Tage gilt. Gibt der Käufer ihn in seinem Konto ein, geht die ganze Akte mit Einträgen, Belegen und Akku in sein Konto über. Bei dir ist sie danach weg. Rechnungen mit deinem Namen solltest du vorher entfernen, wenn der Käufer sie nicht sehen soll.

8. Speicher im Browser

Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Damit du angemeldet bleibst, speichert dein Browser ein Anmelde-Token (Local Storage). Es gilt 180 Tage und wird bei jedem Öffnen der App erneuert. Damit die App schnell lädt und auch offline startet, legt dein Browser außerdem eine Kopie der App-Dateien ab (Service Worker). Beides ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Beim Abmelden wird das Token gelöscht, den Rest kannst du in deinem Browser löschen.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 15 bis 21 DSGVO). Schreib uns dafür einfach eine E-Mail.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du dem aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine E-Mail an uns genügt.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

10. Empfänger und automatische Entscheidungen

Deine Daten sehen nur wir, unser Hoster Hetzner, der Mailversand Brevo und Google für unser Postfach als Auftragsverarbeiter, beim Auslesen per KI außerdem Google (siehe Abschnitt 6). Andere sehen sie nur, wenn du sie selbst teilst oder übergibst. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter. Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling (Art. 22 DSGVO).

11. Änderungen

Voltdoc ist im Aufbau. Wenn neue Funktionen dazukommen, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

Stand: Oktober 2026